สำหรับ CFO / ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน¶

คุณคือใคร¶

คุณเป็นเจ้าของ ภาพการเงิน ของฝูงเครื่องมือแพทย์: มูลค่าจัดซื้อ การใช้จ่ายตามสัญญาผู้ขาย ต้นทุนการถือครองสินค้าคงคลังอะไหล่ และ ทะเบียนครุภัณฑ์ที่สามารถป้องกันการตรวจสอบได้ซึ่งสนับสนุนงบการเงิน ปลายปี HEMMS ดำเนินการในแต่ละวันโดยผู้จัดการ BME — แต่สินทรัพย์ข้อมูล หลายรายการของมันป้อนเข้าสู่งาน IAS 16 / TFRS 16 การแบ่ง opex/capex และ การกำกับดูแลการจ่ายเงินผู้จัดหาของคุณโดยตรง

สิ่งที่ HEMMS มอบให้คุณ¶

ความสามารถ	เหตุใดฝ่ายการเงินจึงใส่ใจ
ทะเบียนเครื่องมือเดียวพร้อมเลขครุภัณฑ์ของราชการ (รหัสครุภัณฑ์)	จุดเริ่มต้นของผู้สอบบัญชีสำหรับการทดสอบการมีอยู่ของสินทรัพย์ถาวร
ทะเบียนสัญญาบริการพร้อมวันเริ่ม/สิ้นสุดและผู้ขาย	มุมมองภาระผูกพัน opex + การวิเคราะห์การกระจุกตัวของผู้จัดหา
การเบิกจ่ายอะไหล่ที่ผูกกับคำขอ PM และคำขอซ่อม	การบริโภคสินค้าคงคลังที่ตรวจสอบย้อนกลับไปยังครุภัณฑ์ที่ใช้ได้
ระดับมูลค่าเครื่องมือ (สูง / กลาง / ต่ำ)	ตัวแทนความเสี่ยงอย่างคร่าวสำหรับการทบทวนการด้อยค่าและการวางแผนทดแทน
Mass Import พร้อมตัวอย่างก่อนนำเข้าจริง	นำเข้าข้อมูลจำนวนมากจากสเปรดชีตที่มีอยู่โดยไม่ยุ่งเหยิง

HEMMS ยังไม่ใช่ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร — ในตอนนี้

ปัจจุบัน HEMMS เก็บข้อมูลหลัก เชิงปฏิบัติการ (รหัสครุภัณฑ์ ยี่ห้อ รุ่น ที่ตั้ง ระดับความวิกฤต ผู้ขาย) แต่ ไม่ คำนวณค่าเสื่อมราคา มูลค่าคงเหลือ หรือตาราง IAS 16 / TFRS 16 ดูหัวข้อ "แผนงาน" ด้านล่าง สำหรับสิ่งที่วางแผนไว้และวิธีเชื่อมต่อในระหว่างนี้

เดือน / ไตรมาส / ปีโดยทั่วไป¶

การปิดบัญชีรายเดือน¶

ดึง คำขอซ่อมที่ปิดแล้ว พร้อมต้นทุนผู้ขายจาก Maintenance → Maintenance Requests กรองตามรอบการปิดบัญชี เทียบกับใบแจ้งหนี้ผู้ขายที่บันทึกในบัญชีแยกประเภท AP — รายการ AP ใด ที่ไม่มีคำขอ HEMMS ที่ตรงกันถือเป็นข้อยกเว้น
ดึง สัญญาบริการที่ใช้งานอยู่ จาก Maintenance → Service Contracts → Active ตรวจสอบไขว้ว่าการจ่ายเงิน ผู้ขายแบบประจำในเดือนนั้นสอดคล้องกับสัญญาในทะเบียน ช่วยจับการใช้จ่าย ผู้ขายที่อยู่นอกทะเบียน
ตรวจสอบว่า การเบิกจ่ายอะไหล่ ที่สร้างโดย cron ของ PM ได้รับการ ยืนยันใน Inventory แล้ว — ร่างที่ยังเปิดอยู่ ณ สิ้นเดือนคืองาน ระหว่างทำที่ควรตั้งค้างจ่าย ไม่ใช่ลงเป็นค่าใช้จ่าย

รายไตรมาส¶

การกระจุกตัวของผู้ขาย: จัดกลุ่มสัญญาบริการตามคู่ค้า รายงานต่อ คณะกรรมการตรวจสอบหากมีผู้ขายรายเดียวเกิน (% ตามนโยบายของคุณ) ของจำนวนสัญญาที่ใช้งานทั้งหมด — ตัวบ่งชี้ความเสี่ยงจากการกระจุกตัว
ลำดับงานสัญญา: Service Contracts → Expiring Soon (≤90d) คือ ลำดับงานการต่ออายุของไตรมาสถัดไป ผลกระทบต่องบประมาณ โอกาส ในการเจรจาใหม่
ความวิกฤตเทียบกับการใช้จ่าย: หากเครื่องมือที่มีความวิกฤตต่ำดูดซับ ต้นทุนผู้ขายสูง (หรือเครื่องมือความวิกฤตสูงได้รับความคุ้มครองน้อย) ผู้จัดการ BME และฝ่ายการเงินควรปรับให้สอดคล้องกันก่อนรอบงบประมาณถัดไป

รายปี (ปีงบประมาณไทย ต.ค.–ก.ย.)¶

การตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปี ปจป. คือคู่ขนานฝั่งเครื่องมือของการ ตรวจนับสินทรัพย์ถาวรของคุณ ไฟล์ PDF ที่ลงนามจาก Maintenance → Asset Inspection → Annual Inspections เป็นหลักฐานที่ ยอมรับได้สำหรับ สตง. / ผู้สอบบัญชีภายนอกว่าเครื่องมือได้รับการตรวจนับ และกระทบยอดแล้ว
รายงาน HA Annual PM ไม่ใช่ผลลัพธ์ทางการเงิน แต่ร่องรอยการใช้จ่าย PM ที่ป้องกันต่อผู้ตรวจประเมินได้ซึ่งมันบันทึกไว้ สนับสนุนคำยืนยัน "ได้รับการบำรุงรักษาอย่างสม่ำเสมอ" ที่อยู่เบื้องหลังการประมาณอายุ การใช้งาน

รายงาน/แดชบอร์ดสำคัญที่ควรบุ๊กมาร์ก¶

บุ๊กมาร์ก	เส้นทาง
สัญญาที่ใช้งานทั้งหมด (มุมมอง opex)	`Maintenance → Service Contracts → Active`
การต่ออายุสัญญา (90 วันข้างหน้า)	`Maintenance → Service Contracts → Expiring Soon`
เครื่องมือตามระดับมูลค่า	`Maintenance → Equipment` จัดกลุ่มตาม Value tier
คำขอซ่อมตามผู้ขาย (เดือนที่แล้ว)	`Maintenance → Maintenance Requests` กรอง + จัดกลุ่มตามผู้ขาย
ไฟล์ PDF การตรวจสอบ ปจป. (ปีงบประมาณปัจจุบัน)	`Maintenance → Asset Inspection → Annual Inspections`
การเบิกจ่ายอะไหล่	`Inventory → Operations → Transfers` กรองตามต้นทางที่ติดแท็ก HEMMS

ตัวอย่างคำถามรายเดือน

"แสดงสัญญา MA ที่ใช้งานอยู่ทั้งหมดจาก GE Healthcare พร้อมวันสิ้นสุด และระดับ SLA" → Maintenance → Service Contracts → All Contracts กรอง Vendor = GE Healthcare จัดกลุ่มตาม SLA Tier ส่งออกเป็น XLSX จากส่วนหัวของมุมมองรายการ

สิ่งที่คุณไม่ต้องทำ¶

HEMMS ขจัดจุดเจ็บปวดเหล่านี้

ไม่มีใบแจ้งหนี้ผู้ขายที่ไร้ที่มาอีกต่อไป — ทุกสัญญาที่ใช้งานอยู่ อยู่ในทะเบียน พร้อมวันเริ่ม/สิ้นสุดและประเภทสัญญา ทีม AP สามารถ ตรวจสอบเทียบกับแหล่งข้อมูลเดียวได้
ไม่ต้องไล่หาใน Excel ว่า "เราใช้อะไหล่อะไรกับเครื่องมือ X ปีนี้?" อีกต่อไป — ประวัติการเบิกจ่ายเชื่อมโยงกับคำขอบำรุงรักษา ซึ่ง เชื่อมโยงกับเครื่องมือ
ไม่ต้องมีสเปรดชีตตรวจนับประจำปีอีกต่อไป สำหรับเครื่องมือแพทย์ — ขั้นตอนการตรวจสอบ ปจป. สร้างไฟล์ PDF ที่ลงนามใน HEMMS
ไม่มีการต่ออายุเงียบ ๆ ว่า "มีใครประมูล MA นี้ใหม่หรือยัง?" อีกต่อไป — การแจ้งเตือนการต่ออายุล่วงหน้า 60 วันปรากฏในคิว กิจกรรมของผู้จัดการ BME

แผนงาน — สิ่งที่ HEMMS ยังไม่ทำ¶

ต่อไปนี้คือช่องว่างตามจริง วางแผนรอบ ๆ มัน ไม่ใช่พึ่งพามัน:

ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ / ตาราง IAS 16 — ยังไม่ออก ข้อมูลหลัก ของเครื่องมือเก็บข้อมูลการจัดซื้อในเชิงโครงสร้าง แต่กลไกค่าเสื่อมราคา นโยบายอายุการใช้งาน และการสร้างรายการบัญชีอยู่ในแผนงาน ในระหว่างนี้ ทะเบียนเครื่องมือ HEMMS สามารถป้อนการคำนวณค่าเสื่อมราคาภายนอกได้ ตามรหัสครุภัณฑ์
การพยากรณ์การใช้จ่ายตามสัญญา — วันเริ่ม/สิ้นสุดและประเภทสัญญา ถูกเก็บไว้ แต่มูลค่าสัญญาแบบประจำ ไม่ใช่ ฟิลด์ระดับแรกในปัจจุบัน ติดตามมูลค่าสัญญาในฟิลด์ Notes หรือเพิ่มโมดูลครอบหากเป็นข้อกำหนดบังคับ
การบูรณาการ ERP / บัญชีแยกประเภททั่วไปโดยตรง — HEMMS อยู่ใน ฐานข้อมูล Odoo เดียวกับโมดูลบัญชีของคุณหากคุณติดตั้ง account การบูรณาการจึงเป็นงานลงรายการบัญชีแบบเนทีฟ ไม่ใช่ middleware

Equipment Criticality — ระดับ Value × Risk
Service Contracts — ความคุ้มครองของผู้ขาย + ทะเบียน opex
Spare Parts — การเชื่อมโยงสินค้าคงคลังต่อเครื่องมือ
Asset Inspection (ปจป.) — การตรวจนับประจำปี
Mass Import — นำเข้าสเปรดชีตเดิมจำนวนมาก