เริ่มใช้งาน (Get Started)¶

หน้านี้พาคุณ สร้างรายงานตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปีฉบับแรก ตั้งแต่ต้นจนพิมพ์ออกได้

ก่อนเริ่ม (Prerequisites)¶

ต้องมีสิ่งเหล่านี้พร้อมในระบบ:

• ครุภัณฑ์ลงทะเบียนแล้ว ในเมนู Maintenance → Equipment
• หน่วยงาน (Department) ของคุณมีอยู่ใน Employees → Departments
• พนักงาน (Employee) ของกรรมการ 3 ท่านมีอยู่ใน Employees
• บัญชีผู้ใช้ของคุณอยู่ในกลุ่ม Asset Officer หรือสูงกว่า

ขั้นตอนที่ 1: สร้างเอกสาร Inspection¶

1. ไปที่เมนู Maintenance → Annual Inspections (ตรวจสอบพัสดุประจำปี)
2. คลิกปุ่ม New มุมขวาบน
3. กรอกข้อมูล header:

1. กรอก คณะกรรมการตรวจสอบ (ประธาน + กรรมการ 2 ท่าน)
2. บันทึก (Save) — ระบบจะ generate เลขที่ INS00001 ให้อัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มครุภัณฑ์เข้ารายการ¶

ในสถานะ Draft เท่านั้นที่เพิ่มครุภัณฑ์ได้

1. คลิกปุ่ม Add Equipment ที่ header
2. หน้าต่าง wizard ปรากฏขึ้น — แสดงครุภัณฑ์ของหน่วยงานคุณที่ ยังไม่ได้ อยู่ใน inspection นี้
3. มี 2 วิธีเลือก:

1. คลิก Add Selected เพื่อยืนยัน

ขั้นตอนที่ 3: เริ่มตรวจสอบ¶

1. ตรวจสอบรายการครุภัณฑ์ที่เพิ่มแล้ว — ถ้าจะเอาออก คลิก ที่บรรทัดนั้น
2. คลิกปุ่ม Start Inspection ที่ header
3. ระบบจะถามยืนยัน — ตอบ OK → state เปลี่ยนเป็น In Progress
4. ตั้งแต่นี้ไป รายการครุภัณฑ์จะ ล็อก (ไม่สามารถเพิ่ม/ลบได้) แต่ยังบันทึก condition ได้

ขั้นตอนที่ 4: บันทึกสถานะแต่ละชิ้น¶

ในสถานะ In Progress:

1. คลิกที่ครุภัณฑ์แต่ละบรรทัดในตาราง
2. ที่คอลัมน์ สถานะครุภัณฑ์ (condition) เลือก 1 ใน 5 ตัวเลือก:
3. ใช้อยู่ (in_use)
4. ชำรุด (broken) — ต้องกรอก "ชำรุดอย่างไร" ด้วย
5. เสื่อมสภาพ (deteriorated) — ต้องกรอก "ชำรุดอย่างไร" ด้วย
6. สูญไป (lost)
7. ไม่จำเป็นต้องใช้ (unused)
8. กรอกหมายเหตุเพิ่มเติม (optional)
9. บันทึก เป็นระยะ ๆ เพื่อไม่ให้ข้อมูลหาย

Tip: ดูสรุปจำนวนแบบ realtime¶

ที่ header ของ inspection ฝั่งขวา จะมีกล่อง Summary อัปเดตทุกครั้งที่บันทึก:

ใช้อยู่:       5
ชำรุด:         2
เสื่อมสภาพ:    1
สูญไป:         0
ไม่ใช้:        0
ยังไม่ตรวจ:    2

ใช้ตัวเลข "ยังไม่ตรวจ" เพื่อรู้ว่ายังเหลือกี่ชิ้น

ขั้นตอนที่ 5: ส่งรายงาน¶

เมื่อระบุ condition ครบทุกชิ้นแล้ว:

1. คลิกปุ่ม Submit ที่ header
2. ระบบจะถามยืนยัน — ตอบ OK

ระบบจะ:

• เปลี่ยน state เป็น Submitted
• ล็อกการแก้ไขทั้งหมด (เว้นแต่ Manager จะ Reset)
• อัพเดท current_condition ของครุภัณฑ์แต่ละชิ้น ในทะเบียนหลักให้ตรงกับสถานะที่ตรวจพบ
• บันทึก submitted_date ลง chatter เพื่อ audit trail

ขั้นตอนที่ 6: พิมพ์รายงาน¶

1. คลิกปุ่ม Print Report ที่ header
2. ระบบ generate PDF แบบทางการ (A4 landscape) ให้ดาวน์โหลด
3. ชื่อไฟล์: Inspection-INS00001.pdf

รายงานจะมี:

• หัวรายงาน: หน่วยงาน, ปีงบประมาณ พ.ศ., เลขที่, สถานะ
• ตารางครุภัณฑ์: ลำดับ, ประเภท, รายการ, รหัส, ยี่ห้อ/รุ่น, status check-marks (✓), วันที่ได้มา (พ.ศ.), ราคา, ผู้ใช้งาน, "ชำรุดอย่างไร", หมายเหตุ
• ช่องลงนาม: ประธาน + กรรมการ 2 ท่าน

ขั้นตอนถัดไป¶

• Workflow เจาะลึก — state machine + edge case
• Configuration — สำหรับ Admin ตั้งค่าระบบ
• Reporting — search/filter/group รายการครุภัณฑ์ข้ามหลาย inspection